Welkom bij Snipper, een programma voor de:
* Verlofdagenadministratie
* Ziektedagenadministratie
* Urenadministratie
* Bezettingsplanning personeel
Kortom: een softwarepakket om binnen bijna alle CAO en boekjaarsystemen uw
snipper-, ATV- en ziektedagen te registreren, administreren en te rapporteren.
Wij danken u voor de aanschaf van dit pakket en hopen dat u er in uw dagelijkse
werk veel plezier aan zult beleven. Indien u tijdens het werken met de software
op onvolkomenheden stuit, aarzelft u dan niet om dit aan de auteurs te vertellen
door middel van het sturen van een e-mail bericht naar Snipper@gommans.it
Meer over Snipper op onze website: Snipper
Ook kunt u gebruik maken van updates van Snipper
op onze website: http://www.gommans.it/updates.html
-------------------------------------------------------------------------------
DE INSTALLATIEPROCEDURE
De installatieprocedure van Snipper is zeer eenvoudig. Het simpel plaatsen van de cd in
de cd speler van uw pc is voldoende om het installatieprogramma automatisch te
laten starten. Indien het installatieprogramma niet automatisch start, dan kunt u ook
via de Windows explorer het programma setup.exe starten vanaf uw cd-rom drive.
Indien u een officiële licentie heeft van Snipper, kunt het het licentiebestand
licentie.lic plaatsen in de programmadirectory van Snipper. Hierna kunt u het programma
voor de eerste keer opstarten. Indien u het licentiebestand op een later tijdstip plaatst,
dan heeft u een controlegetal nodig. Dit controlegetal krijgt u bij de officiële licentie.
Zodra u het programma voor de eerste keer opstart, start de wizard Inrichting systeem.
Deze wizard moet voor het deel 'Aanmaken bestanden' verplicht worden doorlopen om
verder te kunnen gaan. De wizard zorgt ervoor dat de werkbestanden worden aangemaakt
en dat in de juiste volgorde de basisgegevens waarop het systeem draait, gevuld worden.
Na het succesvol doorlopen van de wizard kunt u op eigen inzicht starten met het verder
optimaliseren van uw verlofregistratie systeem.
-------------------------------------------------------------------------------
ALGEMEEN
Om goed met het systeem te kunnen werken, is het belangrijk dat er binnen de diverse
modules met steeds dezelfde toetsen en combinaties gewerkt kan worden.
Binnen de diverse schermen kunt u de werking van de velden herkennen aan de diverse kleuren:
- Een wit veld is een standaard veld.
- Een rood veld is een niet gevuld veld dat verplicht gevuld moet worden
- Een oranje veld is een niet gevuld veld dat verplicht gevuld moet worden,
..echter u kunt met dit veld gegevens ..opzoeken door op dit veld met de rechter muisknop
..te klikken of op de functietoets F3 te drukken.
- Een blauw veld is een veld waarmee door het klikken van de rechter muisknop of
..door het drukken op de functietoets F3 gezocht kan worden in het scherm met gegevens.
..In een dergelijk scherm wordt het gegeven gezocht terwijl u een deel van het te zoeken
..gegeven reeds intoetst.
In een zoekscherm kunt u soms van index wisselen. Een index is een volgorde van zoeken.
Dit kunt u doen door op de meest linkse kolom met de muis te klikken.
Ook kunt u op de F2-toets van uw toetsenbord klikken om hetzelfde resultaat te bereiken.
Zowel de Enter-toets op uw toetsenbord als het klikken en/of selecteren van de knop
accepteer zorgen ervoor dat het geselecteerde item meegenomen wordt naar het invoerscherm.
Zoekschermen kunt u naar behoefte groter en kleiner maken. Het systeem zal uw instelling
blijven onthouden voor een volgende zoekactie voor het zelfde soort gegeven.
Binnen zoekschermen worden de ingetypte tekens onder de meest linkse kolom weergegeven.
Het systeem zoekt na iedere toets het meest dichtbijzijnde gegeven.
Zoals binnen Windows omgevingen gebruikelijk kunt u knoppen of menufuncties snel
activeren met het toetsenbord door de Alt toets tegelijk met de onderstreepte letten in te drukken. Bijvoorbeeld: u kunt het menu 'Bestand' activeren door het intoetsen van de combinatie Alt+b.
Indien u gegevens wilt afdrukken, zal dit in princiepe gebeuren naar de in Windows ingestelde
standaard printer. Indien u kiest voor het afdrukken naar het scherm en u klikt hier vervolgens
op de knop met de printer, dan wordt u in staat gesteld de printer waarop u wilt afdrukken,
te wijzigen en (indien de printer dit ondersteund) een aantal extra exemplaren af te drukken.
Als u behoeft heeft aan extra uitleg over een bepaald scherm, kunt u binnen dit scherm
op de F1-toets klikken. U krijgt dan context gevoelige helpschermen. U kunt ook zoeken in
het helpsysteem door op het tabblad trefwoorden enkele trefwoorden in te geven.
Het helpsysteem kunt u gebruiken als naslagwerk, echter ook als systeem om gericht op
teksten te zoeken.
-------------------------------------------------------------------------------
STANDAARD TOETSEN
In invoerschermen als afdelingen, of personeelsleden kunt u naast de gebruikelijke knoppen
waarop u met de muis kunt klikken ook gebruik maken van toetscombinaties.
Zo gebruikt u de toets DEL op uw toetsenbord om in het schermoverzicht een regel te verwijderen.
U gebruikt de INS toets van uw toetsenbord om een nieuw gegeven toe te voegen.
De toetscombinatie Control-P gebruikt u om een afdruk te maken van de gegevens op uw scherm.
De functietoets F3 activeert de knop zoeken (de knop met het explorer teken).
De functietoets F2 wijzigt in een zoekscherm de sortering indien er meerdere sorteringen bestaan.
-------------------------------------------------------------------------------
WIZARD INRICHTING SYSTEEM
Voor dat u kunt beginnen met het invoeren van gegevens, moet u de wizard inrichting
systeem hebben doorlopen.
..Stap 1 van 7 geeft een kort overzicht van de punten
..welke u met deze wizard gaat doorlopen.
..Stap 2 van 7 zorgt voor het aanmaken van de gegevensbestanden.
..De wizard leidt u naar de module Reorganiseren bestanden.
..Zodra deze functie succesvol uitgevoerd is, gaat de wizard verder.
..Stap 3 van 7 neemt u mee naar de aanmaak van de afdelnigen.
..Met behulp van de afdelingen kunt u een groepering
..aanbrengen in de personeelsleden. Indien u geen gebruik
..wenst te maken van afdelingen, dan kunt u volstaan met het
..invoeren van 1 afdeling.
Stap 4 van 7 leidt u naar de bedrijfsgegevens. De bedrijfsgegevens vormen tevens
een template voor het aanmaken van de personeelsgegevens. Let u goed op hoe deze gegevens
ingevuld worden. Vooral de startdatum van de adminitratie is van groot belang voor de
startsaldi van de verlofdagenregistratie.
Stap 5 van 7 brengt u naar de personeelsleden. U dient een aantal gegevens in te voeren welke noodzakelijk zijn voor het correct kunnen registreren van uw personeelsleden.
Stap 6 van 7 geeft u de gelegenheid om de beginsaldi van de verlofregistratie in te voeren. Als startdatum wordt de startdatum van de administratie gebruikt. Indien een personeelslid op een latere datum dan de startdatum van de administratie in dienst komt, zal de in dienst datum worden gebruikt voor het boeken van het beginsaldo en de opbouw.
Stap 7 van 7 geeft aan dat het inrichten van het systeem met behulp van de wizard voltooid is.
-------------------------------------------------------------------------------
HET MENU BESTAND
Het menu bestand treft u aan in bijna alle Nederlandstalige software.
In het menu bestand kunt u kiezen om het programma te beëindigen.
Afsluiten
U gebruikt deze functie indien u het programma wilt beëindigen.
Het is van belang dat alle modules afgesloten zijn voordat u het programma afsluit.
Indien niet alle modules zijn afgesloten, zal het programma u hiervoor waarschuwen.
U kunt dan alsnog de geopende modules sluiten. Soms kan het voorkomen dat bestanden
beschadigd raken indien niet alle modules gesloten zijn. Beschadigde bestanden kunnen
overigens weer worden gerepareerd door de functie Reorganiseren bestanden uit te voeren.
Het Menu Proces
In het menu proces zult u het meest aan het werk zijn. In dit menu zult u de dagelijkse
registratie van de verlofgegevens gaan bijhouden.
Het menu proces kunt u alleen succesvol gebruiken indien u de wizard correct heeft
doorlopen of indien u de noodzakelijke gegevens uit het menu Extra gevuld heeft.
In dit menu zijn alle dagelijkse acties rondom verlof en ziekte aanwezig.
-------------------------------------------------------------------------------BOEKEN DAGEN EN CORRECTIES
Deze module zult u het meest gebruiken bij de registratie van de verlofdagen van uw
personeel. In deze module kunt u verlofdagen boeken, bijzonder verlofdagen
(verlofdagen welke geen invloed hebben op het verlofsaldo), vakantiedagen (weken tegelijk)
en correcties.
..Opgenomen dagen worden met een min-teken ervoor getoond.
..Dit geeft aan dat opgenomen dagen het saldo naar beneden brengen.
..Het aktuele saldo wordt altijd weergegeven Hierdoor kunt u het
..aktuele saldo volgen terwijl u aan het invoeren bent.
..Na het invoeren van het personeelslnummer kunt u gegevens toevoegen,
..verwijderen, afdrukken etc
..Indien u te veel mutaties op het scherm ziet, kunt u een filter instellen.
..U start met het filter alles, waarbij alle mutaties van het ingestelde
..personeelslid getoond worden. U kunt filteren op 'alles' (geen filter),
'bijzonder verlof' (verlofdagen zonder consequenties
voor het saldo), 'Correcties', 'Saldo' (correcties op het saldo) en 'Verlofmutaties' welke
bestaan uit de reguliere opname van verlofdagen.
..Indien u een gegeven wilt toevoegen, klikt u op de hiervoor
..bedoelde knop of op de INS-toets van uw toetsenbord.
..In het scherm wat hierna volgt kunt u aangeven wat
..de soort dag is dat u gaat boeken. Dit bepaald u door
..in het keuzeveld de juiste soort mutatie aan te geven.
..Alleen bij de keuze verlofmutatie heeft u de mogelijkheid om
..een heel traject op te geven. Dit is met name handig indien u
een vakantieperiode wilt boeken. Aan de hand van het ingestelde dienstverband per dag,
worden de verlofuren geboekt.
Indien u het veld opmerking vult, zal dit op iedere mutatie zichtbaar worden gemaakt.
Indien u een afdruk maakt van de mutaties in het mutatiescherm, heeft het ingstelde
filter ook invloed op de gevens die worden afgedrukt. Het ingestelde filter vindt u terug op de uitdraai.
U kunt een mutatie wijzigen door hierop de dubbelklikken of de toets met het handje aan te klikken. Een traject verlofdagen kunt u niet in 1 keer wijzigen. Nadat er een traject geboekt is, kunt u de afzonderlijke mutaties per stuk wijzigen.
Nieuwe mutaties kunt u maken voor het afboeken van verlofuren, Invoer van een
toevoeging op het saldo, invoeren van bijzonder verlofdagen of het uitvoeren van correcties.
Bij het invoeren van een verlofmutatie wordt ook gekeken naar verwerkte ziekteboekingen.
Indien u een verlofdag boekt op een ziektedag, zal het systeem hiervan een melding
geven. U heeft de mogelijkheid om de dag toch te boeken.
Hiernaast wordt ook rekening gehouden met de ingevoerde feestdagen.
Als u een verlofdag probeert te boeken op een feestdag, dan zal het systeem hiervan een
melding geven. U kunt dan zelf besluiten of de verlofdag alsnog wordt geboekt of dat
deze wordt genegeerd.
-------------------------------------------------------------------------------
COLLECTIEVE ATV DAGEN DOORVOEREN
Indien u dagen heeft ingevoerd in de module Collectieve ATV dagen,
dan kunt u deze dagen doorvoeren voor alle personeelsleden of een gedeelte van het
personeelsbestand. De doorgevoerde mutaties zijn afhankelijk van de selectie die u hier gebruikt.
..Het datumtraject dat u hier kunt invullen heeft betrekking op het
..datumtraject van de ingevoerde ATV dagen. Alleen ATV dagen
..welke binnen dit datumtraject vallen, worden doorgevoerd.
..Indien u een afdeling heeft ingevoerd, worden alleen personeelsleden
..van deze afdeling belast met de ATV uren. Als u een personeelslid
..heeft ingevoerd, dan wordt alleen het ingevoerde personeelslid
..belast met de ATV uren.
Per personeelslid kan maximaal het aantal dienstverbanduren als ATV worden belast.
Indien het maximum aantal uren in de collectieve ATV dagen lager is dan het dienstverband
aangeeft, wordt het laagste getal genomen.
-------------------------------------------------------------------------------
DE JAARVERWERKING
De bedoeling is om eenmaal per jaar een afrekening te laten plaats vinden van alle in het
systeem aanwezige werknemers. U kunt in meerdere boekjaren tegelijkertijd werken.
Indien u besluit om een jaar af te sluiten, dan worden de mutaties voor de begindatum van
het nieuwe boekjaar bij elkaar opgeteld. Het dan ontstane saldo wordt als beginsaldo
op de datum van het nieuwe boekjaar genoteerd.
..De jaarafsluiting bestaat uit een aantal stappen.
..Allereerst geeft u de datum op waarmee het nieuwe boekjaar
..geopend gaat worden. Op deze datum wordt voor ieder personeelslid
..dat op deze datum in dienst is, een beginsaldo geopend en een opbouw
..geplaatst welke in de stamgegevens personeel is opgegeven voor
..een heel jaar.
..Stap 1: Afhankelijk van uw wens kunt u nog eenmaal de
..mutaties van alle personeelsleden.die verwerkt worden, afdrukken.
..Het afdrukken van de mutaties.kunt u ook op andere momenten
..los uitvoeren in de module.'Mutaties verlofdagen'.
Stap 2: Bij het selecteren van deze knop worden alle mutaties van ieder personeelslid naar
het archief overgezet. U kunt deze mutaties hierna alleen raadplegen bij het afdrukken
van de historische mutaties.
Stap 3: Voor alle personeelsleden welke in dienst zijn op de begindatum van het nieuwe
boekjaar, kunt u snipperkaarten laten afdrukken. De lay-out van de snipperkaarten kunt u
naar wens wijzigen in de module bedrijfsgegevens. Het afdrukken van verlofkaarten kunt u
ook los uitvoeren in de module 'Snipperkaart afdrukken'.
-------------------------------------------------------------------------------
SNIPPERKAART AFDRUKKEN
Snipperkaarten worden in de regel afgedrukt aan het begin van ieder boekjaar of bij
de indienst treding van een nieuw personeelslid. Op de snipperkaarten kan het beginsaldo
en de opbouw voor het gehele jaar worden afgedrukt. De snipperkaart kunt u aanpassen
naar eigen behoefte in de module bedrijfsgegevens .
..Indien u meerdere kaarten in een keer wilt afdrukken,
..heeft u de mogelijkheid om te filteren op afdeling.
..Ook kunt u kiezen om de snipperkaart van slechts 1
..personeelslid af.te drukken door het personeelsnummer van
..dit personeelslid in te voeren.
U kunt de snipperkaart eerst op het scherm laten tonen voordat deze op de printer
wordt afgedrukt.
-------------------------------------------------------------------------------
AFREKENEN PERSONEELSLID
Indien een personeelslid uit dienst gaat, is het vaak de bedoeling dat het te weinig
of te veel genoten van vrije dagen wordt verrekend. In de module 'Afrekenen personeelslid'
kunt u de einddatum van het dienstverband van een personeelslid opgeven.
Het is niet meer mogelijk om hierna mutaties te boeken na de datum uit dienst.
..Nadat de einddatum en het personeelslnummer gevuld zijn,
..berekend het systeem het uiteindelijke recht van het verlof
..van het begin van het jaar (of begin dienstverband)
..en de datum van afrekening en past hiervoor de opbouw aan
..op de begindatum. Vervolgens maakt het systeem een correctieboeking
..waarop het totaalsaldo verrekend wordt. Indien u de mutaties
..afdrukt, zult u het saldo zien dat u kunt uitbetalen
..of kunt verrekenen met het laatste salaris.
Dit is de regel waarop aangegeven is dat dit betrekking heeft op het einde van het dienstverband.
-------------------------------------------------------------------------------
BEGINSALDO VERLOF
Bij de installatie van het programma wordt de mogelijkheid
geboden om de verlofsaldi over te nemen van eerdere
systemen. De wizard kunt u op een later tijdstip niet meer
uitvoeren. Met behulp van deze module kunt u
achteraf, na de ingebruikname van snipper, alsnog
beginsaldi invoeren.
U kunt het scherm sorteren door op de blauwe kolomkoppen te klikken.
U kunt het beginsaldo ATV en verlof muteren zodra u een personeelslid geselecteerd heeft.
De ingevoerde gegevens worden direct opgeslagen.
..De begindatum is verplicht.
-------------------------------------------------------------------------------
KALENDER
Het systeem beschikt over een kalenderfunctie. In deze kalender kunt u dagen en
hierbij horende activiteiten invoeren. Deze activiteiten hoeven niet perse iets met het
programma te maken te hebben. Bij het opstarten van Snipper wordt gekeken of er meldingen
zjin die gelden voor de dag van vandaag of eventuele dagen ervoor en toont deze vervolgens
op het scherm.
..U kunt dagen toevoegen door op de plus-knop te klikken.
..Dagen kunt u verwijderen door op de knop met het rode kruis te klikken.
..Indien de melding gekoppeld is aan een bepaalde module,
..dan is de knop.met het hoofd erop beschikbaar. Als u hier op klikt,
..wordt de bewuste module geopend en wordt gezocht naar het
..bewuste personeelslid.
..Dit laatste is bijvoorbeeld het.geval als u een reïntegratiedossier
..aan moet leggen van een zieke werknemer.
.
-------------------------------------------------------------------------------
FEESTDAGEN
In deze module kunt u de feestdagen die voor het
bedrijf van toepassing zijn, invoeren. Bij het boeken
van verlofmutaties wordt rekening gehouden met de
hier ingevoerde dagen.
De uitgebreide omschrijvingen worden afgedrukt op het
feestdagenoverzicht dat u ook in deze module
kunt afdrukken.
-------------------------------------------------------------------------------HET SUBMENU URENADMINISTRATIE
In dit submenu kunt u urenboekingen invoeren, verwerken (definitief maken), controleren
periode op compleetheid en een rapport van de gewerkte uren maken.
Invoeren: invoeren van urenboekingen
Verwerken: het definitief maken van de ingevoerde uren.
Controleren: controleverslag van de urenboekingen welke nog niet geboekt zijn.
Rapport gewerkte uren: een rapport van de gewerkte uren in een bepaalde periode.
U kunt in dit overzicht ook kiezen om een overzicht te maken van enkel de overuren.
U kunt dit overzicht gebruiken als basis voor de salarisadministratie.
-------------------------------------------------------------------------------
INVOEREN URENBOEKINGEN
..In deze module kunt u de urenboekingen invoeren.
..In de sectie personeelsleden ziet u alle
..personeelsleden die het systeem kent. U kunt deze
..personeelsleden filteren door meer
..gegevens in te voeren.
..Afdeling: indien u de afdeling invoert, dan worden alleen
..personeelsleden van deze afdeling getoond.
..Personeelsleden in dienst: indien u dit veld aanvinkt,
dan worden de personeelsleden die in dienst zijn getoond.
Personeelsleden uit dienst: indien u dit veld aanvinkt, dan worden de personeelsleden
die uit dienst zijn getoond.
Nadat er een personeelslid geselecteerd is, kunt u uren invoeren.
In het scherm ziet u alleen “onverwerkte” boekingen. Urenboekingen die verwerkt zijn, komen dus niet meer in dit scherm voor. U kunt een dergelijke boeking alleen corrigeren door een tegengestelde boeking of een aanvullende boeking te maken.
U kunt alle onverwerkte boekingen afdrukken door op de knop met de printer te klikken.
-------------------------------------------------------------------------------
TOEVOEGEN NIEUWE URENBOEKING
U kunt een nieuwe urenboeking invoeren door op de plus-knop te klikken.
U krijgt dan het scherm “Toevoegen nieuwe urenboeking”.
Datum: de datum waarop de uren zijn gemaakt.
Aantal: het aantal uren welke gemaakt zijn.
Uursoort: de uursoort waarop deze uren geboekt worden. Dit kan bijvoorbeeld
een overuursoort zijn of een uursoort welke gebruikt wordt voor het bijboeken van het
verloftegoed.
Omschrijving: de omschrijving van de boeking. Deze omschrijving is niet verplicht.
Scherm laten staan voor meer boekingen indien u dit aanvinkt, dan wordt het
scherm niet gesloten na het bewaren van de boeking. Het systeem gaat dan verder
met de volgende dag waarop het bewuste personeelslid conform het ingevoerde
dienstverband zou moeten werken.
-------------------------------------------------------------------------------
VERWERKEN (DEFINITIEF MAKEN) URENBOEKINGEN
Zodra u een periode of een gedeelte van een periode heeft ingevoerd, dan kunt u deze
ingevoerde uren definitief maken door deze te verwerken. Het verwerken gebeurt
door een begin- en een einddatum in te voeren en op de knop “Verwerk boekingen” te klikken.
Alle urenboekingen van de eerste ingevoerde datum tot en met de laatste ingevoerde
datum worden hiermee definitief gemaakt.
Definitief gemaakte urenboekingen kunt u niet meer muteren. U kunt voor deze dagen wel aanvullende boekingen of tegengestelde boekingen maken.
Van datum: de eerste datum die verwerkt moet worden.
T/m datum: de laatste datum die verwerkt moet worden.
Verwerk boekingen: indien u op deze knop klikt, dan worden alle boekingen in het
ingestelde datumtraject verwerkt.
-------------------------------------------------------------------------------
RAPPORT CONTROLE URENBOEKINGEN
Het rapport controle urenboekingen kunt u gebruiken om te controleren of alle boekingen in
een bepaalde periode ook daadwerkelijk gemaakt zijn. Indien u alle ingeleverde uren
ook daadwerkelijk invoert, dan kunt u dit overzicht gebruiken om te bepalen welke
personeelsleden de uren nog niet hebben opgegeven. Het systeem bepaald aan de
hand van het ingevoerde dienstverband per personeelslid in hoeverre er een urenboeking
zou moeten plaats vinden.
Van datum: de eerste datum waarop gecontroleerd moet worden.
T/m datum: de laatste datum waarop gecontroleerd moet worden.
Afdrukvolgorde: u kunt de controlelijst afdrukken op volgorde van personeelsnummer of op
volgorde van afdeling en vervolgens op personeelsnummer.
Zodra u op de knop “Afdrukken” klikt, wordt een overzicht afgedrukt in het door u
ingestelde uitvoerformaat.
-------------------------------------------------------------------------------
RAPPORT TOTALEN PER UURSOORT VERWERKTE BOEKINGEN
U kunt een overzicht maken van alle uren die in een bepaalde periode gemaakt zijn.
Het overzicht toont alleen de verwerkte uren. Afhankelijk van uw keuze kunt u er voor
kiezen om alleen overuren te rapporteren. In dat geval kunt u dit overzicht eenvoudig
als basis voor de mutaties voor de salarisadministratie gebruiken.
Van datum: de eerste datum waarop gerapporteerd moet worden.
T/m datum: de laatste datum waarop gerapporteerd moet worden.
Afdrukvolgorde: u kunt het overzicht afdrukken op volgorde van personeelsnummer of
op volgorde van afdeling en vervolgens op personeelsnummer.
Alleen overuren optellen en afdrukken: indien u deze optie aanvinkt, dan zullen
alleen uren welke gekenmerkt zijn als “Overuren” worden opgeteld en afgedrukt.
Zodra u op de knop “Afdrukken” klikt, wordt een overzicht afgedrukt in het door u
ingestelde uitvoerformaat.
-------------------------------------------------------------------------------
MUTEREN ZIEKTEGEVALLEN
In dit scherm doet u de ziektemeldingen invoeren. In het scherm ziet u direct
een overzicht van alle personeelsleden die op dit moment ziek zijn. Een aantal kolommen
zijn blauw van kleur. Dit wil zeggen dat u de informatie in dit scherm kunt sorteren op
volgorde van de blauwe kolommen. U kiest een sortering door op de kolomkop van zo’n
blauwe kolom te klikken.
Een nieuw ziektegeval voert u in door op de INS-toets van uw toetsenbord te drukken of op de knop met het plus-teken in uw scherm te klikken.
U kunt het tekstveld wat bij ieder nieuw ziektegeval gecreëerd wordt, direct aanpassen. Ook kunt u een verslag afdrukken van het huidige ziektegeval door op de knop met de printer te klikken.
In het kader van de wet Poortwachter moet u een tijdspad bewandelen voor het eventuele
re-ïntegratietraject van de zieke werknemer. Dit tijdspad gaat lopen vanaf 6 weken vanaf
de ziekmelding. Indien een dergelijk moment van toepassing is, krijgt u bij het benaderen
van het personeelslid in deze module een waarschuwing onderaan het scherm dat u een
dossier moet aanleggen. Indien u ervoor kiest om het dossier binnen het systeem aan
te leggen, dan zorgt het programma voor een tijdspad en de acties rondom de wet
Poortwachter. Hiervoor klikt u op de knop “Dossier reïntegratie”
bovenaan uw scherm.
Invoer nieuw ziektegeval en wijzigen
Indien u in het hoofdscherm heeft gekozen voor de invoer van een nieuw ziektegeval of
u heeft gekozen voor het wijzigen van een bestaand ziektegeval, dan krijgt u het
scherm waarin u een ziekmelding kunt invoeren. Indien u aan het wijzigen bent,
kijkt u direct naar de eerder ingevoerde gegevens.
..Zodra u het personeelsnummer ingevoerd of opgezicht
..heeft en de datum is ook ingevoerd,
..dan berekent het systeem het aantal ziekteuren van de
..eerste dag aan de hand van het
..dienstverband uit de stamgegevens van het personeelslid.
..Naast het aantal uren van de eerste dag (dit kan nooit
..meer zijn dan het dienstverband
..voor deze dag) kunt u ook de code invoeren.
..Met behulp van deze code kunt u in een
..later stadium statistieken maken ter ondersteuning
..van het ziektebeleid.
Het invoeren van een verkorte omschrijving is verplicht. Aan de hand van deze korte omschrijving moet snel een ziektegeval en de achterliggende ziekte geconstateerd worden.
Het veld opmerkingen kunt u hier reeds invullen. Dit veld kunt u in ieder stadium van de ziekte muteren. Hierdoor kunt u voor het huidige ziektegeval een soort electronisch dossier bijhouden. Zo kunt u bijvoorbeeld vermelden of er contact is geweest met de zieke en hoe de zaken er op het moment van het gesprek voor staan etc.
Het systeem controleert of er een melding is gemaakt in de kalender omtrent
het aanleggen van een reïntegratiedossier. Indien dit niet het geval is, zal het systeem
vragen om dit alsnog te doen.
Betermelden ziektegeval
..Uiteraard kunt u een zieke werknemer ook weer beter
..melden. Dit doet u door in het hoofdscherm op de
..knop ‘betermelden’ te klikken. In het hierna volgende scherm
..kunt u de einddatum van de ziekteperiode opgeven en u
..kunt eventueel de opgebouwde opmerkingen bekijken en
..wijzigen.
..Nadat u op de knop bewaar heeft geklikt worden de
..mutaties in de historie aangemaakt en verdwijnt het
..bewuste personeelslid uit de actuele ziekenlijst.
Eventuele acties in de kalender omtrent het ziektegeval van de huidige werknemer
worden door het systeem verwijderd zodra de werknemer voor 100% gezond verklaard is.
Het is ook mogelijk een werknemer gedeeltelijk beter te melden. U doet dit door aan te
geven hoeveel procent een werknemer weer begonnen is op de einddatum. Het systeem
legt dan alvast de mutaties vast van de verstreken tijd. Zodra de mutatie bewaard is ,
kunt u geen wijzigingen meer doorvoeren welke op of voor de einddatum liggen.
Indien u aangeeft dat de werknemer voor 100% weer gestart is, wordt de ziekteperiode
beëindigd. Indien is aangegeven dat de werknemer voor minder dan 100% gestart is,
dan wordt de ziekteperiode aangehouden tot het moment dat deze werknemer voor 100% gestart is.
Als tijdens een (gedeeltelijke) betermelding een verlofmutatie gevonden wordt, zal het systeem dit melden en vervolgens aanbieden deze mutatie te verwijderen.
Het reïntegratiedossier
Indien een werknemer 6 weken ziek is, moet u volgens de wet Poortwachter een
reïntegratiedossier aanleggen. Met behulp van dit reïntegratiedossier moet u op
een later tijdstip kunnen aantonen dat u voldoende actie heeft ondernomen en de juiste
partijen in dit verhaal betrokken heeft om de zieke werknemer weer aan het werk te krijgen.
..Indien u kiest voor het aanleggen van het dossier, dan maakt
..het programma een aantal dossiers aan op een aantal
..vastgestelde dagen. De bedoeling is dat u op of omstreeks
..deze data de hier getoonde acties gaat uitvoeren.
..Belangrijk is om naast de handreikingen in de software ook
..goed op de hoogte te zijn van de inhoud van de wet poortwachter.
..In de software wordt hier zo goed als mogelijk op aangesloten en
..hoeft u zelf niet bij te houden op welk moment u actie
..moet ondernemen. Het programma zal u bij het aanleggen van het
..dossier tevens vragen of de kalender (wordt getoond bij het opstarten
..van het pakket) moet worden gevuld op de actiemomenten.
Zo wordt u automatisch bij het starten van het pakket gewezen op de dossierverplichting.
U kunt zelf actiemomenten toevoegen door op de knop met het plus-teken te klikken. Ook kunt u momenten verwijderen door op de bewuste regel te gaan staan en op de verwijderknop in uw scherm te klilkken. Het toevoegen en verwijderen heeft geen relatie met de kalender. Eventueel gevulde kalendermomenten blijven bestaan.
Indien u een volledig of een gedeeltelijk dossier op deze wijze heeft aangelegd,
kunt u dit afdrukken door op iedere regel op de “preview” knop te klikken.
-------------------------------------------------------------------------------
WIJZIGEN HISTORIE ZIEKTEMUTATIES
..Indien u de historie van een ziektegeval wilt wijzigen, kunt u deze
..module gebruiken. Hier kunt u dagen verwijderen, tussenliggende
..dagen binnen een ziekteperiode toevoegen en/of de uren muteren.
..Het geheel vindt plaats in een ziektegeval.
..Zodra u een mutatie.wijzigt, toevoegt of verwijderd, dan
..wordt het ziektegeval direct.opnieuw berekend.
..Ook kunt u de tekst rondom het verzuim wijzigen.
-------------------------------------------------------------------------------
VERWIJDEREN HISTORIE
Voor het onderhoud van het systeem kan het belangrijk zijn om gegevens die niet
meer worden gebruikt, uit het systeem te verwijderen. Het verdient soms aanbeveling
om voordat u historische gegevens weggooit eerst een afdruk hiervan te maken
in de module 'Historische mutaties verlofdagen'.
U kunt alle mutaties van slechts 1 personeelslid weggooien. Indien u hier niets invult,
zullen alle mutaties worden verwijderd. Met deze module verwijdert u zowel de verlof als
de ziektegegevens. Let u erop dat door het verwijderen van gegevens het
ziekteverzuimcijfer van historische gegevens onbetrouwbaar kan worden?
van alle personeelsleden welke gegevens hebben binnen het in te voeren datumtraject.
Indien u ook geen datumtraject invoert, zullen alle gegevens verloren gaan.
-------------------------------------------------------------------------------
PLANNING
Deze module voorziet in het plannen van personeelsleden.
De planmodule werkt per week, en begint op zondag. Nadat u de eerste dag
in de getoonde week heeft opgegeven, kunt u vervolgens kiezen op welke volgorde
u de gegevens op het scherm wilt raadplegen.
..Er zijn 2 manieren om meer gegevens op uw
..scherm te krijgen: door middel van het
..uitrekken van het scherm en door middel
..van het aanpassen van de rijhoogte.
..De namen op de planning hebben de kleur die
..aan de afdeling is toegekend.
De kleuren van de planning zijn de kleuren die u voor ieder soort moment binnen
de bedrijfsgegevens heeft toegekend.
De planning prevaleert boven de verlof en ziekteadministratie. Indien u de gegevens welke voorgesteld zijn door deze administraties niet wilt gebruiken en uw eigen planning wilt gebruiken, dan kunt u dit hier veroorzaken.
Indien de planning reeds een keer geopend is, dan wordt deze in een bestand
vastgelegd. Indien er op een later tijdstip binnen de geplande tijden een verlofdag of
ziektedag plaats vindt, dan wordt deze niet in de planning verwerkt. Deze nieuwe
mutaties worden wel in de planning verwerkt indien u ervoor kiest om de planning
opnieuw op te bouwen.
De planning kan op het scherm worden afgedrukt door middel van het klikken
op de preview knop.
Het menu Extra
In het menu extra treft u de instellingen en stamgegevens van het systeem aan.
De gegevens in het menu extra moeten eerst gevuld zijn voordat u aan de slag
kunt met de nieuwe administratie.
-------------------------------------------------------------------------------
BEDRIJFSGEGEVENS
Hier kunt u de bedrijfsgegevens invoeren. Naast de adresgegevens kunt u hier
tevens de template aanmaken waarmee nieuwe personeelsleden worden aangemaakt.
Een template betreft onder andere het dienstverband. Indien dit dienstverband
van de meeste van uw personeelsleden hetzelfde is, kunt u veel plezier van deze instelling
hebben. Per dag kunt u het default aantal uren opgeven. Dit kunt u doen voor de even
en de oneven weken. Hiermee kunt u een telkens terugkerende cyclus van maximaal 2
weken opgeven.
..Belangrijk voor diverse berekeningen zijn het aantal uren full-time.
..Hier moet het aantal uren opgegeven worden waarop een werknemer
..werkt bij een full-time dienstverband. Meestal is hierbij geen rekening
..gehouden met ATV-tijd (alleen indien de ATV-tijd dagelijks wordt
..opgenomen wordt hier rekening mee gehouden). Indien uw
..onderneming een 36 urige werkweek kent waarbij de ATV-tijd
..wordt opgenomen middels het collectief opnemen van
..ATV-dagen, dan kunt u hier 40 uur invoeren.
..Indien de werknemers van uw organisatie slechts 36 uur per week
..werken, dan kunt u hier 36 uur invoeren.
De startdatum van de administratie is een zeer belangrijk veld.
Aan de hand van deze datum wordt het eerste saldo geboekt.
Indien u dus een administratie met terugwerkende kracht invoert, moet u de datum
instellen op de eerste dag waarop de administratie gaat tellen.
Indien u op de knop snipperkaart klikt, kunt u de snipperkaart aanpassen. Er is een
default snipperkaart aanwezig. Deze kunt u indien gewenst wijzigen met behulp
van de ingebouwende rapportengenerator. Indien u opnieuw met de lay-out wilt beginnen,
kunt u de snipperkaart verwijderen door de bijbehorende bestanden in de subdirectory
van het programma (subdirectory rapport) te verwijderen. Dit zijn de bestanden snipperkaart
met hierachter elke willekeurige extensie. Hierna kunt u door het programma opnieuw te
installeren de lay-out van de snipperkaart herstellen.
Indien de optie “Het boeken van uren is verplicht op dagen met een dienstverband”
aanvinkt, dan zal dit meegenomen worden bij het aanmaken van een nieuw personeelslid.
Per personeelslid kunt u namelijk weer aangeven in hoeverre de dagen waarop men
dienstverband heeft, verantwoord moeten worden door een urenboeking in het systeem.
Indien u op de knop bewaar heeft gedrukt, worden de ingevoerde gegevens bewaar. Dit kan alleen indien de meest noodzakelijke velden gevuld zijn.
Als u ook de module planning heeft aangeschaft, dan kunt u in de tabbladen Planning en Openingstijden de plangegevens en openingstijden van het bedrijf opgeven.
Bedrijfsgegevens - Tab planning
In het tabblad planning kunt u de kleuren van de planning aanwijzen. De kleur die u
hier geeft aan bijvoorbeeld een verlofdag, wordt in de planning gebruikt om een verlofdag
weer te geven. Zo kunt u straks op het scherm in een oogopslag de aard en vulling van de
planning beoordelen.
Het klikken op het mapje aan de rechterkant van de velden is voldoende om een scherm te krijgen waarin u uit een aantal kleuren kunt kiezen. In dat scherm kunt u ook zelf kleuren aanmaken. Zodra u in dat scherm op de knop “Bewaar” of “Ok” klikt, wordt de kleur in het tabblad planning zichtbaar.
Bedrijfsgegevens - Tab openingstijden
In het tabblad openingstijden, kunt u de openingstijden van het bedrijf invullen.
Het is mogelijk dat deze openingstijden in de toekomst gebruikt kunnen worden om
hiermee de bedrijfsbezetting af te steken tegenover de openingstijden.
-------------------------------------------------------------------------------
AFDELINGEN
In het scherm afdelingen kunt u de afdelingen aanmaken. De afdelingen dienen
om personeelsleden te kunnen groeperen. Het gebruik van minimaal 1 afdeling is verplicht.
Bij het invoeren van personeelsleden is het verplicht een afdeling aan dit personeelslid
toe te kennen. Indien u niet werkt met afdelingen, kunt u een algemene afdeling maken
waar u ieder personeelslid kunt onderbrengen.
..Een afdeling krijgt een afdelingscode en een afdelingsomschrijving.
..Later kunt u een afdeling selecteren door het zoeken en/of
..intoetsen van de afdelingscode. Ook kunt u iedere afdeling een
..eigen kleur geven. Deze kleur is de achtergrond van de personeelsleden
..welke horen bij deze afdeling zodra deze op de planning gebruikt worden.
..Indien u over veel afdelingen beschikt, kunt u een afdeling zoeken
..door op de knop met het explorer teken te klikken. Ook kunt u
..op de functietoets F3 drukken.
..U kunt een kleur toekennen aan iedere afdeling. Indien u de optie
..“planning” heeft aangeschaft, wordt een persoon welke behoort
bij een bepaalde afdeling in deze kleur weergegeven.
Buiten de besturingsknopjes voor verwijderen en toevoegen en afdrukken kunt u
ook gebruik maken van de standaard toetsen op het toetsenbord.
Indien u op de knop OK klikt wordt het scherm afgesloten. De ingevoerde gegevens
blijven bewaard zodra deze ingevoerd zijn.
-------------------------------------------------------------------------------
PERSONEELSLEDEN
..De gehele verlofdagenregistratie vindt plaats rondom personeelsleden.
..Deze personeelsleden zijn lid van een afdeling en hebben een bepaald
..dienstverband. In het invoerscherm personeelsleden ziet u gegevens
..terugkomen welke u ook in het invoerscherm bedrijfsgegevens bent
..tegengekomen.
..U bouwt een lijst op met hierin alle personeelsleden door op de
..knop met de printer te klikken.
..Personeelsleden kunt u zoeken door op de functietoets F3 te
..drukken of op de knop te klikken met het explorer teken.
Indien u op de INS toets van uw toetsenbord drukt of u kiest voor de knop toevoegen dan verschijnt het venster waarin u de personeelsgegevens kunt invoeren.
Indien u een nieuwe personeelslid invoert, wordt gebruik gemaakt van de template dienstverband
welke u bij de bedrijfsgegevens reeds heeft ingevoerd.
Indien u op de DEL knop van het toetsenbord of op de knop met het rode kruis klikt, dan
kan het personeelslid verwijderd worden. U kunt een personeelslid verwijderen indien deze is afgerekend.
Indien er nog niet is afgerekend, dan vraagt het systeem of u nu deze afrekening wilt maken.
U krijgt dan het scherm “afrekenen personeelslid” waarin u het huidige personeelslid kunt afmelden.
U kunt een afgemeld personeelslid hier verwijderen. Indien er nog mutaties aanwezig zijn, krijgt
u hiervan een melding op het scherm. Afhankelijk van het feit of u deze mutaties nog nodig
heeft voor een berekening of andere overzichten kunt u besluiten om deze te verwijderen.
Indien u deze gegevens dus nog nodig heeft, dan kunt u deze beter niet verwijderen.
Het bewuste personeelslid moet dan blijven bestaan totdat u de gegevens niet meer nodig heeft.
Het tabblad dienstverband
Hier kunt u de gegevens omtrent het dienstverband invullen.
De gegevens die hier ingevuld kunnen worden, zullen in de eerste instantie worden
overgenomen van de bedrijfsgegevens. U kunt dus opbouw voor verlof en ATV per
personeelslid laten verschillen.
Indien een personeelslid geen dienstverband heeft (dienstverband 0%) dan kunt u tevens
aangeven of eventuele verlofuren moeten worden opgebouwd aan de hand van ingevoerde uren.
De verlof wordt in dat geval opgebouwd aan de hand van de gewerkte uren. De gebruikte
uursoort moet in dat geval wel ingesteld zijn als uursoort waarbij verlof op wordt gebouwd.
Indien u de opbouw van verlof en/of ATV hier op 0 laat staan, dan kunnen er ook geen afboekingen plaats vinden.
Als u heeft aangegeven dat een urenboeking verplicht is op dagen dat er een dienstverband
is, dan kan van de ontbrekende dagen in een bepaalde periode een overzicht worden
gemaakt in de module “controleren urenboekingen”.
Het tabblad uren
In het tabblad uren kunt u de uren per dag invoeren. Aan de hand van de ingevoerde uren
per dag wordt ook het dienstverband berekend.
Indien het dienstverband afwijkt van het oude dienstverband, dan bent u verplicht een wijzigingsdatum in te geven. Met behulp van deze wijzigingsdatum wordt een correctie uitgevoerd op de verlof- en ATVopbouw. Een tussentijdse wijziging wordt hiermee dus doorgerekend in de lopende verloftegoeden. Een herrekening vindt alleen plaats voor het jaar waarin de wijziging van het dienstverband plaats vindt.
Zodra u op de knop bewaar heeft geklikt, wordt gevraagd of er een correctie op het
verloftegoed moet plaats vinden.
Als de module planning is aangeschaft, dan kunt u in de tabbladen werktijden
de werktijden van het betreffende personeelslid invoeren.
-------------------------------------------------------------------------------
REORANISEREN BESTANDEN
Deze module is voor het herstellen van de bestanden. Ook gebruikt u deze module
voor het automatisch laten uitvoeren van normaal systeemonderhoud. Deze module
gebruikt u ook bij de start, direct na de installatie van het systeem tijdens de wizard
inrichting systeem. Indien u het pakket voor het eerst opstart, zal in deze
module de database worden aangemaakt.
In de database worden de gegevens opgeslagen die u in dit softwarepakket gaat invoeren. Tijdens de normale werking, worden de bestanden steeds minder efficient gevuld met gegevens. Indien u de functie reorganiseren bestanden dan uitvoert, zullen de bestanden weer efficient gevuld worden.
Indien het pakket problemen geeft bij het openen van bestanden, dan kunt u deze
problemen vaak oplossen door het starten van deze module.
Indien u deze functie gebruikt voor het voor de eerste maal aanmaken van de
werkbestanden, dan kunt u niet verder indien deze functie niet succesvol afgerond is.
Zodra u op de knop reorganiseren klikt worden nieuwe bestanden aangemaakt
waarin de gegevens uit de bestaande bestanden (indien aanwezig) worden overgenomen.
-------------------------------------------------------------------------------
GEBRUIKERSINSTELLINGEN
U kunt de werking van het systeem naar eigen behoefte inrichten.:
..Indien de cursor het einde van een invoerscherm
..bereikt heeft, springt deze automatisch naar een volgend
..veld. Indien u dit gedrag niet wenst, maar op de TAB-toets
..of Enter-toets wilt drukken, kunt u het bevestigen van
..de velden aanzetten.
..U kunt de achtergrond van het hoofdscherm van kleur
..wijzigen door in het veld kleur te dubbelklikken of met de
..rechtermuisknop in te klikken. Er verschijnt een kleurenpalet
..waarin u zelf kleuren kunt samenstellen of waarin u een
..voorgedefinieerde kleur kunt kiezen.
..Indien u met een notebook werkt, wilt u wellicht dat het
..numerieke deel van uw toetsenbord niet geactiveerd
..wordt indien u het pakket opstart.
Indien u met een gewoon toetsenbord werkt, wilt u dit waarschijnlijk wel. Het
activeren van de 'num-lock' toets doet u door dit veld aan te klikken.
Sommige toetsenborden hebben de comma bij het numerieke deel geplaatst, andere hebben
hier de punt zitten. Afhankelijk van uw toetsenbord stelt u bij de
decimaalpunt uw favoriete decimaalscheidingsteken in.
-------------------------------------------------------------------------------
INSTALLEN BEGINSALDO
Het instellen van het beginsaldo doet u alleen indien u start met een nieuwe administratie.
Voorwaarde voor een goede werking is dat de indienstdatum van het te bewerken
personeelslid in het systeem is ingevoerd. In het mutatielogboek van het personeelslid
worden de mutaties bijgehouden op datum. De opbouw van de verlofdagen wordt meestal aan
het begin van een verlofjaar aan ieder personeelslid toegekend op basis van het dienstverband
van dat moment. Indien een personeelslid na het begin van het verlofjaar in dienst komt,
geldt de opbouw dan ook pas vanaf het moment van indienst treding.
Indien de administratie nieuw is, dan worden de beginsaldi en de opbouw genoteerd bij het personeelslid op de datum waarop de administratie gestart is (u kunt dit opgeven bij de bedrijfsgegevens) of indien het personeelslid op een latere datum in dienst komt, de indienst datum van het personeelslid.
In het scherm kunt u zoeken op zowel de zoekcode als het personeelsnummer door
op de functietoets F3 te drukken of op de knop met het explorer-teken te klikken.
De gegevens welke u in dit scherm invoert, worden direct bewaard zodra u het veld verlaten heeft.
Het scherm wordt afgesloten indien u op de knop OK klikt.
De beginsaldi hebben geen invloed op de verlofopbouw van het lopend jaar.
Indien u dit in het beginsaldo wilt verrekenen of als losse bijboeking wilt vermelden is uw
eigen keuze. Indien een personeelslid in de loop van het jaar afscheid neemt of van
dienstverband wijzigt, wordt een herrekening over het restant van de opbouw
na de wijziging van het dienstverband gemaakt. Het verschil tussen de herrekening en de
situatie die hiervoor van kracht was, wordt als mutatie zichtbaar in de sectie
bijboekingen van de module invoeren verlofmutaties en in de rapportages.
-------------------------------------------------------------------------------COLLECTIEVE DAGEN
U kunt collectieve dagen invoeren welke (mogelijk) voor alle werknemers gelden.
Deze dagen kunt u reeds ver van tevoren invoeren. Het meest handig is dat u deze
dagen direct toepast bij alle werknemers. Hierna is immers beter zichtbaar hoe hoog het
eventueel nog vrij op te nemen deel van de ATV dagen is.
..U voert een nieuwe ATV-dag in door op de knop met het
..plus-teken te klikken of op de INS-toets van uw toetsenbord
..te drukken. Zo zijn er de standaard toetsen voor
..wijzigen, verwijderen en afdrukken van de collectieve dagen.
..Het doorvoeren van collectieve dagen doet u in de module
..‘Doorvoeren collectieve dagen’.
..Hier kunt u de dagen dus toepassen op het gehele of een
..geselecteerd gedeelte.van het personeelsbestand.
---------------------------------------------------------------------------------
UURSOORTEN
U kunt uursoorten aanmaken. Deze uursoorten kunt u gebruiken om de uren van uw
werknemers te registreren. Indien u gebruik maakt van part-timers dan kunt u per
uursoort ook aangeven of deze voor part-timers moet leiden tot opbouw van
verlofuren en/of ATV uren.
..Code: de code waarmee de uursoort wordt herkend
..en gebruikt in de overige modules.
..Omschrijving: een uitgebreide omschrijving van de code.
..Kolom omschrijving: de omschrijving van de uursoort
..zoals die in het urenoverzicht van de werknemer
..wordt afgedrukt. Aangezien de ruimte erg beperkt is, zal
..hier vaak met een afkorting gewerkt worden.
..Deze uursoort wordt gebruikt voor overuren:
..indien de bewuste uursoort een overuur is,
..dan kunt u dit veld aanvinken. In de overzichten uren
..kunt u aangeven of alleen de overuren moeten worden afgedrukt.
..In dat geval worden alleen uren gerapporteerd die een vinkje in
..deze kolom hebben.
Bij 0-uren contract bereken verlofopbouw: indien deze uursoort wordt gebruikt bij een werknemer
met een 0-uren contract, dan kan een verlofopbouw plaats vinden.
Deze opbouw vindt plaats conform het percentage wat ingevoerd wordt.
Dit is een percentage van de gewerkte uren.
Opbouw in %: een percentage van de gewerkte uren dat wordt gebruikt voor de opbouw
van de verlofuren naar aanleiding van gewerkte uren.
Soort mutatie: hier kunt u kiezen voor een soort mutatie. Voor iedere dag waarop
een werknemer opbouw heeft als gevolg van uren op deze uursoort, wordt een
bijboeking gemaakt in de verlofregistratie. U kunt hier bijvoorbeeld de code “U”
(Bijboeking ivm uren) voor gebruiken. Mutaties die dus het gevolg zijn van gewerkte uren,
worden hierdoor goed herkenbaar in de mutatielijst uit de verlofregistratie.
-------------------------------------------------------------------------------
SOORTEN ZIEKTEGEVALLEN
..De ziektegevallen welke u straks gaat invoeren, worden
..ingedeeld in soorten. Op deze wijze is het gemakkelijker
..om in een later stadium op basis van deze indeling
..statistieken te maken. Deze statistieken zijn weer van
..belang voor het ondersteunen van uw ziektebeleid.
..De hier ingevoerde codering kunt u bij het melden van een
..ziektegeval weer toepassen. De code dient voor het snel
..kunnen zoeken van een bepaalde ziekte. De omschrijving wordt
..gebruikt in de diverse overzichten.
..U voegt gegevens toe door op de knop met het plus-teken
..te klikken. Gegevens kunt u verwijderen indien u op de knop
..met het rode kruis klikt. Let u erop dat indien u gegeven
..verwijderd, deze niet als code gebruikt mogen zijn.
Codes welke eenmaal gebruikt zijn, kunnen niet meer worden verwijderd. Dit zou immers tot
inconsistentie van gegevens leiden. Een eenmaal ingevoerde code kunt u niet meer wijzigen.
Uiteraard is het wel mogeijk om de omschrijving van een paalde code te wijzigen.
De lijst die u in dit scherm krijgt, kunt u ook op de printer afdrukken.
-------------------------------------------------------------------------------
SOORTEN VERLOFMODULES
..De verlofsoorten bestaan uit een aantal vaste codes.
..Als u zelf een eigen code wilt toekennen, dan is dit mogelijk.
..U voegt een verlofcode toe door op de INS toets van uw
..toetsenbord te drukken of op de knop met het plusteken te klikken.
..Er bestaan een aantal systeem verlofsoorten. Deze kunt u niet
..verwijderen of wijzigen. U kunt hier wel altijd de kleur wijzigen
..zoals deze op de planning getoond moet worden. ..
Binnen het menu info treft u alle rapportagemogelijkheden aan. U kunt binnen dit menu
kiezen uit gegevens welke afkomstig zijn van zowel aktuele als gearchiveerde historische mutaties.
U kunt in het selectiescherm kiezen om de mutaties van 1 personeelslid af te drukken.
Indien u alle personeelsleden wilt rapporteren, dan hoeft u niets in te vullen en worden
alle mutaties van alle personeelsleden afgedrukt. Ieder personeelslid begint op een nieuwe bladzijde.
Indien u het saldo wilt weten zoals dit op een bepaald moment stond, dan kunt u dit
met terugwerkende kracht door het programma laten berekenen. Het saldo per een bepaalde
datum is met name belangrijk indien u het bedrag wilt weten dat u moet reserveren op de
balans als voorziening voor de op te nemen verlofdagen.
Het invoeren van de peildatum is verplicht. Indien u niet met afdelingen werkt, of alle afdelingen wilt rapporteren, dan hoeft u in dit veld niets in te vullen.
Indien u kiest voor de volgorde op alfabeth, zullen de personeelsleden op alfabetische
Bovendien krijgt u een overzicht waarbij het tussentotaal per afdeling wordt weergegeven.
Naar keuze kunt u het overzicht op het scherm en/of op de printer afdrukken.
-------------------------------------------------------------------------------
ROOSTER VERLOFDAGEN
U kunt de verlofopname over een periode van 8 weken grafisch laten weergeven
zodat u in 1 oogopslag kunt zien wanneer uw personeel afwezig is. Voor de opbouw
van het overzicht moet u een aantal selectiecriteria opgeven. Alleereerst kunt u aangeven
wat de eerste week en welk boekjaar is dat u op het overzicht wilt zien.
Indien u het rooster van slechts 1 afdeling wilt zien, dan kunt u hier het afdelingsnummer invullen. Indien u hier niets invult, zal het systeem geen selectie maken op afdeling.
In het rooster treft u tevens een vermelding van de zietedagen aan indien er
personeelsleden gerapporteerd worden welke op een bepaald moment ziek zijn.
In dit rooster is dan ook duidelijk te zien welke invloed een zieke werknemer heeft
op de afdelingsbezetting van een bepaald tijdstraject.
Naar keuze kunt u het overzicht op het scherm en/of op de printer afdrukken.
-------------------------------------------------------------------------------
OVERZICHT VERLOFDAGEN OP DATUM
Dit overzicht gebruikt u om op niet grafische wijze weer te geven op welke dagen
binnen een tijdsbestek personeelsleden niet aanwezig zijn. De volgorde is op datumvolgorde.
Indien u de afdeling invoert, zal er een selectie op afdeling gedaan worden. Indien u hier
niets invult, wordt er niet geselecteerd op afdeling.
Ditzelfde geldt ook voor het personeelsnummer. Het datumtraject is niet verplicht, maar
u kunt zich voorstellen dat bij het afdrukken van een lijst zonder een datumtraject er hele
bergen papier ontstaan indien er sprake is van veel verlofmutaties welke in het aktuele bestand
opgeslagen zijn.
\Naar keuze kunt u het overzicht op het scherm en/of op de printer afdrukken.
------------------------------------------------------------------------------
HISTORISCHE MUTATIES VERLOFDAGEN
Normaal maakt u gebruik van overzichten welke gegevens halen uit de aktuele mutaties.
Het overzicht dat u hier afdrukt, maakt gebruik van de gearchiveerde historische mutaties.
Historische mutaties worden opgebouwd indien een boekjaar verwerkt is. De gegevens
van het oude boekjaar worden dan naar de historische gegevens gearchiveerd en de
saldi worden opgenomen als beginsaldi voor het nieuwe boekjaar.
In het scherm kunt u kiezen uit de mutaties van 1 personeelslid of alle personeelsleden.
Naar keuze kunt u het overzicht op het scherm en/of op de printer afdrukken.
-------------------------------------------------------------------------------
ZIEKMELDINGEN ACTUEEL
Met behulp van deze module verkrijgt u een lijst met alle medewerkers
die op dit moment ziek zijn.
Naar keuze kunt u het overzicht op het scherm
danwel op de printer afdrukken.
-------------------------------------------------------------------------------
FREQUENT VERZUIMERS
Met behulp van dit overzicht kunt u de personeeleden met een bepaalde verzuimfrequentie
afdrukken. Er zijn binnen dit overzicht een aantal filtermogelijkheden. Zo kunt u een
datumtraject instellen waarbinnen een ziektedag moet vallen.
..Bovendien kunt u opgeven hoeveel keer
. men binnen deze periode ziek moet zijn
..geweest om op dit overzicht te kunnen
..verschijnen.
..Ook kunt u aangeven of de
..personeelsleden die op dit moment ziek
..zijn ook op het overzicht moeten verschijnen
..indien zij ook binnen de overige selectiecriteria vallen.
..Naar keuze kunt u dit overzicht op het scherm
..en/of op de printer afdrukken.
------------------------------------------------------------------------------
ZIEKTEVERZUIMCIJFER
Ten behoeve van de periodieke rapportage kan het voorkomen dat het ziekteverzuimcijfer
bekend moet zijn. Aan de hand van het ziekteverzuimcijfer kan beoordeeld worden hoeveel
procent van het totaal aantal gemaakte uren wordt verbruikt aan ziekteverzuim.
U kunt een datumtraject opgeven. Alle ziektemutaties (zowel de actuele als de inmiddels
afgewerkte mutaties) worden met het ziekteverzuimcijfer meegeteld.
Indien u het ziekteverzuimcijfer van slechts 1 afdeling wilt beoordelen, dan kunt u deze
afdeling aan de selectie toevoegen.
Naar keuze kunt u het overzicht op het scherm en/of op de printer afdrukken.
Het ziekteverzuimcijfer is een gewogen cijfer. Bij het ziekteverzuim wordt rekening gehouden
met de indienst data van personeelsleden en een eventueel tussentijds gewijzigd dienstverband.
-------------------------------------------------------------------------------
OVERZICHT EINDDATA CONTRACTEN
Indien u een overzicht wilt hebben van de arbeidscontracten die aflopen binnen een
bepaalde tijd, dan kunt u hiervan een overzicht maken. Arbeidscontracten kunnen een
beperkt aantal malen verlengt worden. Het aantal verlengingen kunnen worden
opgenomen in de personeelsgegevens en hier worden afgedrukt.
Van datum: de eerste einddatum van afloop arbeidscontract.
T/m datum: de laatste einddatum van afloop arbeidscontract.
------------------------------------------------------------------------------
HOE DOE IK...
==================================================
PERSONEELSLEDEN VERWIJDEREN
Personeelsleden kunt u pas verwijderen indien er geen mutaties meer zijn.
Deze mutaties kunt u pas verwijderen indien een personeelslid uit dienst gemeld is.
U krijgt de volgende volgorde van werken:
U voert de stappen uit in de volgende modules:
Afrekenen personeelid in de module “Afrekenen personeel”
Verwijderen historie in de module “Verwijderen historie”
Verwijderen personeelsleden in de module “Personeel”
VERWIJDEREN HISTORIE
Indien u de historie van een personeelid wilt verwijderen, dan kunt u dit doen in de
module “Verwijderen historie”. Indien ook de actuele gegevens (gegevens van het
huidige jaar) verwijderd moeten worden, dan kan dit alleen indien het betreffende
personeelslid afgerekend (en dus uit dienst gemeld) is. U krijgt dan in het scherm
“Verwijderen historie” de mogelijkheid om ook het verwijderen van de actuele
gegevens aan te geven.
UIT DIENST MELDEN PERSONEELSLID
Het uit dienst melden van een personeelslid gebeurt in de module “Afrekenen personeelslid”.
Het systeem zorg er namelijk dat de verlofopbouw van het huidige jaar gerelateerd
wordt aan het uiteindelijk gewerkte aantal dagen. Aan het begin van ieder verlofjaar
krijgt ieder personeelslid de aan hem/haar toegekende verlofdagen. Deze dagen kunnen
dan in de loop van het jaar opgemaakt worden. Zodra iemand uit dienst gaat, vervalt
het deel waarop niet gewerkt zal worden.
Als u beschikt over een sjabloon waarmee u brieven maakt, dan kunt u dit sjabloon
opstarten en de brief aanmaken die u naar de personeelsleden wilt sturen. De adresgegevens
vult u niet in, want dit doet u straks met het koppelen van de velden uit het gegevensbestand.
U gaat naar de module Personeelsleden invoeren en wijzigen. Hier kiest u voor de knop met het
Excel icoon erop. Excel wordt automatisch gestart en alle personeelsleden uit het scherm
ziet u vervolgens in Excel staan. De eerste regel is de title van het overzicht.
Deze regel moet u verwijderen omdat Word de eerste regel zal zien als veldnamen voor het
samenvoegen. Het verwijderen van de regel doet u als volgt: klik met de muis op het cijfer
van de eerste regel. Dit is het cijfer 1. Indien de achtergrond van het cijfer 1 niet zwart is,
dan moet u nogmaals klikken. Vervolgens klikt u wederom op het cijfer 1, maar dan met de
rechter muisknop. In het menu dat dan verschijnt, kiest u voor “verwijderen”.
De regel wordt verwijderd en alle gegevens schuiven hierdoor 1 regel omhoog.
Nu moet u het bestand opslaan zodat het straks door Word gelezen kan worden.
Via de menuoptie “Bestand – Opslaan” krijgt u een bestandsdialoog waarin u de plaats en
de bestandsnaam kunt aangeven, bijvoorbeeld map “c:\” en bestandsnaam “gegevensbestand.xls”.
. waarmee u het gegevensbestand wat eerder gemaakt is, 
Vervolgens gaat u de velden invoegen. U selecteerd te databasevelden door erop de klikken.
Als u klaar bent, kunt u de gegevens op de juiste plaats zetten.
Als u wilt controlere of alles goed staat, dan drukt u op de knop samenvoeggevens weergeven.
U ziet dan het eerste adres in de brief verschijnen.
Als u niet alle gegenereerde adressen een brief wilt sturen, klikt u op de knop “Geadresseerden
voor afdruk samenvoegen”. Hier staan alle adressen standaard aangevinkt. Door het uitvinken
van het adres, wordt het adres niet meegenomen in de mailmerge.
Als de adresgegevens goed gekoppeld zijn, dan kunt u de brief samenvoegen.
Bij het samenvoegen heeft u (afhankelijk van de Word-versie) een aantal
uitvoermogelijkheden:
-------------------------------------------------------------------------------
RELEASENOTES
Hieronder staan de wijzigingen per release...
Release 2.00
Uitbreidingen: Het instellen en (collectief) boeken van ATV dagen is mogelijk geworden.
Afhankelijk van de licentievorm kunt u het ziekteverzuim registreren.
Release 2.01
Problemen met verschillende printerdrivers opgelost.
In diverse schermoverzichten is het bewerken van de gegevens in Excel mogelijk.
In het overzicht verlofmutaties welke u ook kunt afdrukken bij het invoeren van de
verlofmutaties, wordt de ATV en de gewone verlofmutaties gescheiden weergegeven.
Release 2.04
Probleem foutmelding bij de jaarverwerking opgelost. Indien er geen personeelsleden zijn
ingevoerd of er zijn geen mutaties kon er een foutmelding ontstaan.
Release 3.00
Algemeen: de softwaresupportfiles zijn aangepast naar een nieuwere versie van
de FoxPro ontwikkelomgeving (versie 8). Deze nieuwe software werkt niet meer met
een oude installatie.
Bugfix: rooster verlofdagen: indien een personeelslid ziek gemeld is en de rapportage vindt plaats over o.a. de eerste week van het jaar, dan wordt de eerste week als ziek getoond, ondanks dat het ziektegeval pas later is ingegaan.
Bugfix: rooster verlofdagen: verlofdagen werden niet getoond als ‘S’ maar als spatie.
Verlofdagen worden nu getoond als ‘S’
Release 3.01
Bugfix: rooster verlofdagen. Selectie op afdeling werd genegeerd.
Bugfix: Boeken dagen en correcties: Filter mutaties (ATV mutaties) kwam 2 maal
voor waarbij 1 selectie een foutmelding gaf.
Invoeren verlofmutatie: er kunnen tijden opgegeven worden waardoor de verletmutatie in de planning te gebruiken is.
Nieuw vanaf versie 3.01 is de mogelijkheid om verlofdagen, ziektedagen en dienstverband te
combineren met een planningsmogelijkheid. De planningsmogelijkheden van dit moment zijn
beperkt, maar worden, afhankelijk van de wensen van de gebruikers, verder uitgebouwd.
Release 3.02
Bugfix: indien de verlofkaart niet gevonden kan worden, wordt een duidelijker melding aan
de gebruiker gegeven.
Bugfix: Rooster verlofdagen: foutmelding bij invulling van selectie afdeling verholpen.
Zodra er een verwerking gedaan is van een bepaald boekjaar, wordt dit vastgehouden. Indien men in hetzelfde boekjaar nogmaals een verwerking probeert te doen, zal het systeem de gebruiker waarschuwen. Hierna blijft het wel mogelijk om een verwerking meerdere malen per jaar uit te voeren.
Release 3.03
Bugfix: een aantal rapportgen geven foutmeldingen. Afhandeling van rapporten verbeterd.
Nieuw: wijzigen historie ziektemutaties. Een module waarin u de ziektehistorie van een
compleet ziektegeval kunt wijzigen.
Release 3.04
Bugfix: bij het toepassen van de licentiecode werd een correcte licentiecode toch afgekeurd.
Bugfix: historische mutaties verlofdagen resulteerde in een foutmelding
Release 3.05
Bugfix: bij het opstarten van de applicatie met een nieuwe gebruiker werd de aanmaak
van het gebruikersbestand niet correct uitgevoerd. Hiermee ook de vervolgfouten opgelost.
Release 3.06
Bij het bewaren van de stamgegevens van een personeelslid wordt gecontroleerd of
het dienstverband gewijzigd is. Indien dit het geval is, wordt een herrekening van de
verlofopbouw uitgevoerd voor het jaar waarop de aanpassing van het dienstverband is ingegaan.
Bovendien wordt er een log bijgehouden waarin de wijzigingen van het dienstverband zichtbaar zijn.
Kalenderfunctie ingebouwd waarmee de gebruiker gewaarschuwd kan worden voor acties die voor of op de huidige dag moesten plaats vinden.
Release 3.07Bij het verwijderen van de historie kunt u tevens kiezen om actuele gegevens te verwijderen. Dit kan alleen indien het personeelslid door middel van een afrekening uit dienst is gemeld.
Uitbreiding ziekteverzuim met de Wet Poortwachter waarbij u door het systeem gewaarschuwd wordt indien een personeelslid 6 weken of langer ziek is. Vervolgens krijgt u dan de keuze om een traject vast te leggen voor een serieuze begeleiding van de zieke werknemer conform de bedoeling van de Wet Poortwachter. Dit nieuwe onderdeel heet het reïntegratiedossier.
Release 3.08
Bugfix: melding “Einde bestand bereikt” verholpen in verwijderen historie.
Bij het doorlopen van de wizard inrichting bij de start van het systeem, worden ook gelijk de beginsaldi van het personeel berekend. Dit moest voorheen los worden berekend worden indien er een nieuw systeem werd ingericht.
De massale invoer van beginsaldi is alleen nog maar mogelijk indien er een nieuw systeem wordt ingericht. Eventuele handmatige wijzigingen kunnen in de reguliere module voor het boeken van verlofmutaties worden doorgevoerd. De beginsaldi worden immers berekend bij het aanmaken van het personeelslid.
Het aantal gelijktijdige werkstations is beperkt tot 1 tenzij er additionele licenties zijn aangekocht.
Alle zoekvensters zijn uitgebreid met een filteroptie. Deze wordt bereikt door het intoetsen van de functietoets F3 of door het klikken met de muis in het filterveld. Indien u op een ander veld wilt filteren dan de tweede kolom, dan kiest u links boven voor een ander veld in de drop-down box.
Release 3.09
Bugfix: bij gebruik van Snipper in een netwerk werd een login-naam waarin spaties
verwerkt waren, niet geaccepteerd voor het maken van een bestandsnaam met persoonlijke
instellingen.
Stabiliteit onderhoud bestanden verder verbeterd.
Mogelijkheden ingebouwd voor het (in toekomstige releases) kunnen verzenden van rapportage op PDF formaat of HTML formaat via e-mail (Outlook)
Release 3.10
In sommige versies van Snipper werd de module “Wijzigen ziektehistorie” niet correct gestart.
Probleem verholpen.
Bij het melden van een ziektegeval vraagt het systeem of de kalender gevuld
moet worden met een reïntegratiemelding. Ook als het reïntegratiedossier daadwerkelijk
wordt aangemaakt, worden de hierbij horende data ook (optioneel) meegenomen in de kalender.
U kunt bij de betermelding tevens aangeven voor hoeveel procent een werknemer weer aan de slag is. De kosten en het aantal uren worden op basis van dit percentage berekend. Iedere keer als het percentage beter wijzigt, moet u de module opnieuw benaderen (scherm betermeldingen) en de einddatum van het vorige percentage opgeven.
In de in de kalender is een extra knop toegevoegd die de bewuste module opent en het juiste personeelslid direct selecteert. Indien er geen module gekoppeld is aan de kalenderfunctie is de knop niet beschikbaar.Bij de basisgegevens personeel is het veld “Voornaam” toegevoegd.
Dit veld is handig bij het maken van mailmerges naar personeelsleden.
Handleiding verder uitgebreid met toelichting rondom het maken van een mailmerge
met behulp van Word.
Algemeen: verdwijnen van geminimaliseerde Windows opgelost.
Bij het afboeken van bijzonder verlof, werd er geen correctie doorgevoerd op dezelfde dag.
Bij het opslaan van een verlofdag wordt gekeken of het personeelslid ziek is geweest. Indien dit het geval is, waarschuwt het systeem hiervoor. U kunt hierna zelf bepalen of de mutatie toch moet worden doorgevoerd. Er wordt alleen een waarschuwing gegeven indien iemand (gedeeltelijk) afgemeld is.
Bij het opslaan van een (gedeeltelijke) betermelding wordt gecontroleerd op geboekte verlofmutaties. Indien dit het geval is, zal het systeem aanbieden om de verlofmutatie te verwijderen.
In het menu “Proces” is de optie Soorten verlofmutaties toegevoegd. Naast de standaard verlofsoorten kunt u hier uw eigen soorten aan toevoegen.
Een printerdialoog is toegevoegd indien van tevoren de bestemmingAfdrukken verlofmutaties tijdens jaarverwerking: foutmelding bij afdrukken verholpen.
Probleem bij resetten zoekschermen opgelost.
Release 3.15
Invoeren verlofmutaties: het systeem moet verlofmutaties en diverse mutaties
meerdere malen op een dag accepteren. Het meerdere malen accepteren van verlof/ATV
werd niet toegestaan. Probleem verholpen.
Release 3.16
Rooster verlofdagen: bij sommige systemen werd de verkeerde week weergegeven
(1 week afwijkend van de echte week).
Release 3.17
Planning: foutmelding opgelost welke onder sommige omstandigheden optreedt bij het
verlaten van het veld “regelhoogte”.
Invoeren verlofmutaties: indien een ATV mutatie wordt aangeboden op een reeds eerder geboekte ATV-dag, dan geeft het systeem hiervoor een melding. Hierna kunt u besluiten om de dag door te voeren of niet door te voeren.
Invoeren verlofsoorten: u kunt aangeven of de bewuste verlofsoort gevolgen moet hebben voor het verlofsaldo. Indien de verlofsoort geen gevolgen heeft voor het saldo, wordt dit in de overzichten wel getoond, echter niet meegerekend.
Snipper is gecompileerd met nieuwe runtime bestanden. Hiervoor is een nieuwe setup noodzakelijk.
Release 3.18
Functie GetMyDocumentsLocation() levert problemen op bij gebruik Windows98. Functionaliteit
geblokkeerd voor Windows95, Windows98 en WindowsMe.
Mogelijkheid voor het achteraf invoeren van beginsaldi in het lopende systeem gemaakt.
Release 3.19Release 3.21
Overzicht verlofmutaties uit module “Invoeren verlofmutaties” gaf onjuist het saldo weer
indien er mutaties met als verlofkenmerk “niet meetellen als verlofopname” aanwezig waren.
Verlofsaldo op datum: mogelijkheid om de specificatie van de verlofopname af te drukken.
Release 3.22Er is een afdrukbestemming van rapporten naar Word bijgekomen. Afdruk van rapporten naar PDF formaat is verder verbeterd.
Mogelijkheden gemaakt voor personeelsleden met een onbekend dienstverband: de verlofuren kunnen worden opgebouwd aan de hand van gewerkte uren die voor part-time verlofopbouw in aanmerking komen.
Om deze part-time mogelijkheden te gebruiken kunt u de volgende modules gebruiken:
Uursoorten definieren
Personeelsgegevens
Invoeren uren
Het afdrukken van verlofuren kan nu ook naar Excel als uitvoerbestemming.
Personeelsgegevens: mogelijkheid tot het invoeren van de einddatum van een
contract en de aantal malen waarop verlenging is gegeven.
Personeelsgegevens: Standaard uursoort kunnen opgeven.
Invoeren van urenboekingen.
Nieuw overzicht met hierin de einddata van contracten.
Release 3.24Muteren personeelsleden: veld Fiscaal nummer toegevoegd.
Collectieve dagen|document=Snipper.doc: u kunt hier nu aangeven welke soort
verlofmutatie moet worden toegepast.
Collectieve dagen doorvoeren: ook dagen anders dan ATV worden nu doorgevoerd.
Muteren personeelsleden: u kunt hier ook kiezen om alle gerelateerde gegevens te
verwijderen zodat er geen gegevens meer overblijven van het personeelslid. U krijgt
tevens een waarschuwing dat deze gegevens kunnen zorgen voor incomplete cijfers.
Release 3.25
Ziekteverzuimcijfer: bij het berekenen van het ziekteverzuimcijfer werd geen rekening
gehouden met eventuele historische dienstverbanden in het ingestelde datumtraject.
Ook werd geen rekening gehouden met de datum waarop een personeelslid in dienst is getreden.